A gestão baseada em dados é uma tendência em todas as áreas corporativas. Ferramentas tipo Analytics norteiam a tomada de decisão desde a implantação dos sistemas como cubos de BI (Business Intelligence) há vinte anos, aos algoritmos que direcionam campanhas publicitárias de hoje. Na gestão de Facilities e de capital humano, essa também é uma tendência consolidada. Ferramentas de People Analytics e BMS (Building Management System) constroem ferramentas de Smart Offices para apoiar a tomada de decisão.

Mas em que consiste o Smart Office?  Apresentamos trechos de dois textos acerca do tema, um publicado pela Siemens Smart Infraestructure em associação com a WORKTECH Academy e outro pela Vecos, todos players no fornecimento de soluções para Smart Offices, posicionando configurações de soluções que compõem o conceito.

O que é um Smart Office, ou escritório inteligente?

Um Smart Office é um local de trabalho em que a tecnologia permite que as pessoas trabalhem melhor, mais rápido e com mais inteligência. Deve facilitar a diversidade no trabalho e permitir que as pessoas trabalhem em um espaço adequado às suas necessidades. Sensores e aplicativos móveis ajudam os funcionários a realizar as tarefas de maneira melhor e mais rápida, para que tenham tempo suficiente para se concentrar no crescimento dos negócios e na inovação.

Ao usar, por exemplo, um aplicativo de local de trabalho que mostra uma planta interativa, os usuários podem ver facilmente quais mesas estão ocupadas, por quem, se há espaço disponível no armário e quais salas de reunião estão liberadas na área desejada. Além disso, em um escritório inteligente, a tecnologia também ajuda as pessoas a se comunicarem melhor. A tecnologia facilita as pessoas a interagir, compartilhar informações e trabalhar em equipe com mais facilidade, além do uso de aplicativos inteligentes tornar muito mais conveniente trabalhar remotamente.

“A tecnologia terá um papel enorme na construção de edifícios melhores. Com base nos dados que coletamos de todos os diferentes sistemas, incluindo armários, podemos entender como um edifício está sendo usado e como podemos melhorar a experiência do usuário” – Erik Ubels, CTO da EDGE Technologies.

Segundo pesquisas, a mudança de modelos de negócios e as expectativas dos usuários estão direcionando a necessidade de um ambiente ágil e flexível. Os objetivos de negócios e os problemas dos proprietários, ocupantes e gerentes de empresas evoluíram bastante. Há um foco maior na otimização dos processos de negócios, no gerenciamento de desafios de capacidade, no aumento da produtividade dos funcionários e na condução do desempenho dos negócios. Como 90% do custo do inquilino é atribuído a seus funcionários, as empresas e os gerentes de RH estão buscando estratégias inovadoras para torná-los mais produtivos – e felizes.

As empresas estão reconhecendo como as tecnologias de prédios inteligentes elevam as experiências que funcionários, clientes e visitantes têm em suas instalações, aumentando o valor percebido e o resultado.

Isso reforça a pressão para fornecer locais de trabalho atraentes, flexíveis e adaptáveis ​​que melhorem o conforto, o engajamento e a produtividade dos funcionários.

foto de creativeart em freepik.com

A força de trabalho futuro

Globalmente, as forças de trabalho devem mudar em resposta à evolução demográfica e aos desafios econômicos e tecnológicos. Atualmente, a força de trabalho é o maior ativo de uma empresa, representando cerca de 90% dos custos operacionais na maioria das organizações, e é improvável que isso mude no futuro próximo.

Portanto, é essencial compreender sua organização, necessidades e expectativas. A força de trabalho baseada no escritório está configurada para apresentar um alcance geracional mais amplo do que nunca, incluir mais trabalhadores em regime de meio período e projetos e ser aumentada pela IA (Inteligência Artificial) e robôs. Grande parte do foco atual está nas demandas específicas da geração “Millenials”, que formarão três quartos da força de trabalho até 2030, segundo a revista Forbes, e nos novos participantes da Geração Z, que serão os trabalhadores mais informados digitalmente. Contudo, os trabalhadores mais velhos permanecerão na ativa por mais tempo devido à escassez de pensões e pelo esforço das empresas em evitar uma “fuga de cérebros”, no intuito de manter os principais conhecimentos. logo, os escritórios precisarão atender às necessidades ergonômicas, ambientais e tecnológicas de todas as gerações.

As forças de trabalho dentro dos escritórios não serão mais constituídas principalmente por funcionários em tempo integral da organização anfitriã. Eles incluirão muito mais freelancers, funcionários em meio período e consultores, além de parceiros, fornecedores e colaboradores externos. À medida que o contingente, a força de trabalho sob demanda aumenta e o pool de empregos corporativos tradicional diminui, esse modelo é descrito em algumas publicações como a “economia de gig”. As pessoas serão contratadas com base em habilidades específicas, e não em funções permanentes.

Nesse contexto, questões de segurança, controle de acesso, segurança contra incêndio, busca de rotas e networking com colegas serão fundamentais nos escritórios pós-hierárquicos do futuro, nos quais as pessoas não estão mais confinadas a departamentos rígidos. Serão necessárias conectividade e integração “sem atrito” de serviços para reunir as vertentes mais díspares dessa nova força de trabalho.

O trabalho humano será acompanhado por IA e assistentes robóticos, projetados de forma inteligente para tornar a força de trabalho mais eficiente. Muitos trabalhos e tarefas transacionais serão automatizados, liberando os funcionários de tarefas rotineiras (imagine um chatbot de escritório agendando reuniões e táxis, por exemplo) para se concentrar em executar um trabalho mais criativo, colaborativo e transformacional. Nesse contexto, o prédio de escritórios será necessário para acomodar um tipo diferente de trabalho mais profundo como uma arena para colaboração e inovação.

Todas essas observações são facilitadas pelo uso de dispositivos IoT. Os dispositivos de IoT estão mudando a maneira como pensamos sobre o design do escritório, a experiência dos funcionários e a criação de ambientes para otimizar a produtividade e a criatividade. Os dados provenientes desses dispositivos são gerenciados nos sistemas de gerenciamento de edifícios (BMS). Os painéis inteligentes ajudam a tirar conclusões claras das medidas no edifício.

Os drivers dos escritórios inteligentes

Nesse contexto de mudança no local de trabalho global, com uma força de trabalho em evolução, novos padrões de trabalho e diferentes estilos de trabalho, um novo tipo de escritório digital está tomando forma e responde aos desafios do local de trabalho das próximas décadas.

Os Smart Offices, ou escritórios inteligentes, se desenvolveram progressivamente desde o foco principal no gerenciamento de custos, passando pelo gerenciamento do impacto ambiental, até o gerenciamento de toda a experiência do usuário no local de trabalho.

Mas o que a próxima geração desses edifícios inteligentes poderia oferecer aos principais interessados ​​na cadeia imobiliária corporativa? Para os investidores, é imperativo primário criar valor – tomar as decisões corretas para garantir um bom retorno do investimento. Isso significa desenvolver edifícios confiáveis ​​e bem-sucedidos que aumentam em valor, alugam mais rapidamente, geram um aluguel mais alto e atraem melhor qualidade de inquilinos, cumprindo todas as normas e regulamentos.

Ser capaz de atender diretamente às necessidades e aspirações da força de trabalho e às maneiras pelas quais os padrões de trabalho e atitudes em relação ao local de trabalho estão mudando é essencial para investir e possuir um escritório atraente a longo prazo e que beneficie uma boa reputação no mercado, ou “Employer Branding”. A otimização do valor em um portfólio de propriedades do escritório também é uma consideração importante.

Por que optar por implementar a tecnologia em seu novo prédio de escritórios?

A adoção de um escritório inteligente pode fazer muitas coisas para você. As empresas que usam uma abordagem de escritório inteligente têm mais probabilidade de ter um bom desempenho do que aquelas que usam a abordagem tradicional. Esse conceito incentiva a inovação e a criatividade e aumenta a produtividade.

Um escritório inteligente é adequado para todos os tipos de empresas?

Os primeiros a adotar os escritórios inteligentes eram principalmente empresas de tecnologia e empresas de coworking. Hoje em dia todas as empresas podem ter um escritório inteligente.

Sua empresa emprega ferramentas de gestão que componham um Smart Office? Conte pra gente, como é sua experiência com esse conceito?

Fontes:

https://assets.new.siemens.com/siemens/assets/api/uuid:fd09e2a3-d4ea-47cd-ab4b-5b3ef5b6110f/version:1579186010/si-smart-office-en.pdf

https://www.vecos.com/en/news/the-smart-office-a-data-driven-workplace

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