Meeting the Staff

Workplace Strategy Trends

Seu escritório como catalisador de cultura, performance e engajamento

Estamos em meio a um processo de mudança social jamais observado. São cada vez mais comuns os métodos de gerenciamento que reconhecem as necessidades holísticas das pessoas e buscam fomentar o melhor resultado e desenvolvimento dos indivíduos e de suas organizações.

Como atender aos talentos das novas gerações? Quais as ferramentas de suporte tecnológico, físico, cognitivo e emocional adequados às demandas particulares destes indivíduos? Se você espera resultados extraordinários, oferece ferramentas equivalentes ao potencial de sua empresa e equipe?

 
 
  • Rodrigo Calazans

A importância da comunicação na gestão dos espaços e das equipes Agile.

Apresentamos a tradução de dois textos, estabelecendo um contraste nas práticas de gestão Agile e as demandas específicas num mercado superdesenvolvido na Europa: A Alemanha.


Boa leitura!


A Consultoria Advanced Workplace Associates, ressalta pontos relevantes para o sucesso, considerando aspetos da comunicação durante os processos Agile.


Ao realizar nossa pesquisa sobre a força de trabalho ágil, a maioria dos fatores que surgiram como importantes não foi uma grande surpresa. Geralmente eles são os mesmos fatores que sabemos serem importantes para TODAS as equipes - sejam no mesmo espaço físico, trabalhadores remotos/virtuais ou equipes ágeis. Dito isto, ficou claro que, embora os fatores sejam os mesmos, as maneiras pelas quais os implementamos precisam ser diferentes.


A comunicação é obviamente uma atividade crítica para qualquer equipe. Não apenas a comunicação clara e assertiva pode estar no cerne do bom desempenho da equipe, mas também o inverso pode ter um impacto altamente prejudicial. A pesquisa mostrou que a comunicação tem um efeito indireto no desempenho da equipe - porque é fundamental para proporcionar bons relacionamentos, que por sua vez se correlacionam com a coordenação das tarefas. Portanto, se nos comunicamos bem, desenvolvemos relacionamentos mais fortes, o que nos ajuda a otimizar e cooperar nas atividades que precisamos realizar.


O problema é que muitas equipes não pensam o suficiente no impacto que o estilo de comunicação exerce, quando começam a trabalhar separadas com mais frequência - e isso pode gerar problemas rapidamente. É essencial considerar um meio de comunicação apropriado para usar nas equipes ao desenvolver uma estratégia no local de trabalho.


Quão rica é a sua comunicação?


Os pesquisadores desenvolveram uma abordagem chamada "Teoria da riqueza da mídia" (Daft & Lengel, em meados dos anos 80), que se relaciona à capacidade das informações de mudar a interpretação dentro de um intervalo de tempo. Eles examinaram diferentes tipos de comunicação 'mídia' e analisaram as maneiras pelas quais os usuários são ajudados ou impedidos de transmitir sua mensagem (e de alterar o nível de entendimento da outra parte). Eles chamaram isso de 'riqueza' da comunicação. Existem alguns meios de comunicação / métodos de comunicação que podem esclarecer mensagens ambíguas rapidamente e elas são consideradas "mais ricas" do que aquelas que levam mais tempo para transmitir o nível desejado de entendimento.


Um caminho adequado é aquele que:

- transmite pistas verbais e não verbais

- usa linguagem natural

- permite feedback imediato

- transmite sentimentos e emoções pessoais


Esses aspectos ajudam a superar quaisquer diferenças nas práticas culturais w, por exemplo, esclarecer ambiguidades ou mal-entendidos. Claramente, uma interação face a face é uma forma rica de comunicação - potencialmente atendendo aos critérios acima. No entanto, é importante reconhecer que as comunicações face a face (ou seja, aquelas realizadas pessoalmente e não o vídeo) podem não proporcionar a "melhor" experiência. As pessoas na mesma sala ainda podem sofrer de engajamento e comunicação fracos, dependendo do grau de confiança entre elas, de seus relacionamentos, do grau de cooperação entre elas, entre outras questões. No entanto, todas as outras coisas são iguais, e a interação física gera a melhor oportunidade para remover os impactos negativos de outros fatores ou desigualdades contextuais que afetam outros métodos de comunicação.


A comunicação entre os membros da equipe é uma ferramenta importante para o processamento de informações e pode assumir várias formas, que diferem em termos de riqueza (como mostrado neste diagrama):



imagem de AWA Advanced Workplace Associates

Triângulo ágil - comunicação - aw - gerenciamento da força de trabalho ágil - associados avançados no local de trabalho


O que isso significa para equipes ágeis / virtuais?


Para as equipes que passam muito tempo separadas, os métodos tendem a chegar ao fundo da pirâmide - transmitindo níveis mais baixos de riqueza. Essas formas de comunicação são "mediadas por computador" e podem tender a limitar a quantidade e a qualidade das informações e a riqueza das interações, porque:

- reduzir as oportunidades de acompanhar/monitorar colegas, dificultando a interpretação do conhecimento e da compreensão (as sutilezas do contexto em que as pessoas trabalham podem não ser conhecidas ou apreciadas) pode dificultar a compreensão e dificultar a transferência de conhecimento, especialmente quando a informação é ambígua

- reduzir pistas não verbais que revelam fatores o que pode afetar negativamente a clareza da mensagem e a interpretação do feedback

- alterar os padrões de trabalho, tomada de decisão e compreensão do trabalho, bem como as relações entre os indivíduos

- tendem a atrasar o feedback - resultando em mal-entendidos e sentimentos negativos entre os membros da equipe, que podem sentir que estão sendo ignorados

- dificultar a interpretação do silêncio (principalmente para pensadores reflexivos e introvertidos)


Se a comunicação face a face não for possível, certamente a comunicação mediada por computador pode ajudar a melhorar a coordenação das equipes virtuais. Também é importante pensar em quanto tempo de interação presencial pode ser orquestrado quando uma equipe virtual é estabelecida (uma equipe que começa a trabalhar virtualmente ou alguns indivíduos virtuais formados em uma nova equipe). Investir tempo garantindo a existência de bons relacionamentos e com o devido enfoque em como a equipe se comunicará no futuro, vale a pena.


O que podemos fazer?


Ao iniciar novas maneiras de trabalhar (ou revisar a eficácia de uma maneira existente), é útil identificar aspectos do regime atual que funcionam bem - e considerar como eles podem mudar no futuro. É também uma oportunidade de mostrar coisas que não ajudam a equipe a ter o melhor desempenho, para ver se há uma alternativa que possa ser adotada. Por exemplo, as pessoas nem sempre percebem o quanto a comunicação informal e improvisada ocorre quando estão no escritório com os colegas. Portanto, eles nem sempre reconhecem o que estão perdendo quando estão separados - e podem interpretar mal as situações e tirar conclusões incorretas da falta de comunicação.


Ao considerar as diferentes formas de comunicação, aqui estão alguns indicadores:

Compreender a implicação do uso de diferentes métodos de comunicação é um bom começo para qualquer equipe. Todos os membros da equipe terão preferências pessoais (que se alinham às suas personalidades), e a capacidade de entendê-las possibilita a discussão e a negociação entre os membros em termos do que os ajudará a trabalhar de maneira mais eficaz juntos. Além disso, entender o impacto do estilo de uma pessoa sobre outra, de maneira construtiva e sem julgamento, pode ser útil - ou seja, "quando não recebo notícias suas, me preocupo que você não esteja fazendo o que pedi no meu e-mail. Você pode me ligar para que possamos discutir para garantir que ambos estejam na mesma página? ".


É útil apreciar o grau em que eles estão trabalhando de forma síncrona ou assíncrona com os colegas e entender a carga de trabalho um do outro - tudo isso fornece um contexto vital.


Antecipação e flexibilidade - incentivando e motivando os membros da equipe a antecipar as necessidades dos outros e a se esforçar para fornecer informações; verifique se foi recebido; ajustar-se ao fuso horário ou aos desafios do padrão de trabalho ajudam a criar "rapport" e confiança entre os membros da equipe. O gerente pode modelar esse comportamento, mas continua sendo responsabilidade de TODOS os membros da equipe assumir a responsabilidade pelas atividades do grupo (não apenas pessoais) para garantir um bom resultado para a equipe.


As comunicações virtuais, como videoconferências e áudio, se beneficiam de ter uma agenda, um objetivo e um resultado claros. Eles não apenas melhoram a produtividade das sessões, mas também ajudam a criar confiança e relacionamentos, se houver um objetivo, objetivo e respeito compartilhados evidentes pelo tempo dos outros.

Treinamento e familiarização - nem todos os membros da equipe podem ser totalmente competentes no uso de todas as tecnologias de comunicação, levando à relutância em usá-las. A familiarização e o suporte básicos ajudam a incorporar as habilidades necessárias. O acordo sobre qual mídia é usada para tarefas específicas também ajuda a criar um acordo e confiança na equipe (ou seja, não é urgente por email; urgente por telefone).


Revise com o tempo - é importante manter os canais de diálogo abertos - entre indivíduos dentro da equipe. Permitir que problemas e sentimentos ruins apodreçam não é saudável, portanto, é muito importante permitir que as pessoas apresentem problemas de maneira não julgadora (se não sempre fácil).


Os trabalhadores alemães estão pedindo mais espaços abertos e colaborativos.


Dada a oportunidade de opinião, apenas uma fração dos trabalhadores alemães escolheria um ambiente de trabalho que utiliza exclusivamente escritórios particulares. Mais da metade dos entrevistados da pesquisa preferiria um ambiente de trabalho mais aberto, embora hoje três quartos desses mesmos entrevistados trabalham em um escritório fechado. A mudança para um ambiente mais aberto implica não apenas alterações no espaço de trabalho individual, mas também diversificar o espaço por meio de uma maior disponibilidade de áreas de reunião e espaços multimodais que suportem uma ampla gama de comportamentos e uma melhor experiência no trabalho.


Essa abordagem do local de trabalho é o ponto crucial do que chamamos de "equilíbrio". Um local de trabalho equilibrado é aquele que prioriza o trabalho focado e o trabalho colaborativo. Para criar o caminho a seguir, identificamos os principais fatores estatísticos do equilíbrio do local de trabalho - a partir de uma estética acolhedora


- Áreas comuns bem projetadas e integrar a tecnologia mais recente.


A tecnologia é particularmente importante para os trabalhadores alemães. O acesso à tecnologia é classificado como o segundo motivo mais importante (depois de se concentrar no trabalho) para entrar no escritório.


Locais de trabalho equilibrados mostram benefícios distintos; eles são melhores para as pessoas e para os negócios. Os funcionários de áreas de trabalho equilibradas superam significativamente os ambientes desequilibrados em todas as principais métricas - incluindo experiência, satisfação e inovação. A cada rodada de dados, encontramos uma grande disparidade entre os entrevistados dos locais de trabalho equilibrados e não-balanceados: dos níveis de satisfação no trabalho a mais interações com diversos grupos dentro e fora da organização.


Os trabalhadores alemães classificaram a saúde e o bem-estar como o atributo mais importante de um ótimo local de trabalho, seguido de perto por maximizar a produtividade individual e promover a colaboração. A abordagem progressiva do país para sustentabilidade e bem-estar, bem como a influência dos conselhos de trabalhadores na forma de edifícios e locais de trabalho, significa que funcionalmente o local de trabalho tem uma vantagem. Olhando além dos fatores funcionais, para questões de comportamento e experiência, hoje os trabalhadores alemães estão aquém do bem-estar, apesar de identificá-lo como uma prioridade.


Hoje sua empresa adota a organização Ágil para equipes de trabalhadores remotos, que atuem distribuídas em diferentes locais físicos? A gestão desses times, contempla reuniões presenciais com alguma frequência?


Mais do que nunca, precisamos pesquisar com os colaboradores quais elementos físicos/espaciais podem impactar positivamente na satisfação com o trabalho e sua performance individual. Mesmo que sua empresa esteja operando de maneira eficiente, pequenos “ensaios” de mudança, tendem a impactar positivamente o “mindset” dos colaboradores e incentivar aumentos de produtividade.


Entre em contato para saber como podemos ajudar.


Fontes:

https://www.advanced-workplace.com/managing-the-agile-workforce-12/

https://www.gensler.com/uploads/document/604/file/GermanyWorkplaceSurvey_2019_lores.pdf



Imagem de pressfoto em freepik.com

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