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Workplace Strategy Trends

Seu escritório como catalisador de cultura, performance e engajamento

Estamos em meio a um processo de mudança social jamais observado. São cada vez mais comuns os métodos de gerenciamento que reconhecem as necessidades holísticas das pessoas e buscam fomentar o melhor resultado e desenvolvimento dos indivíduos e de suas organizações.

Como atender aos talentos das novas gerações? Quais as ferramentas de suporte tecnológico, físico, cognitivo e emocional adequados às demandas particulares destes indivíduos? Se você espera resultados extraordinários, oferece ferramentas equivalentes ao potencial de sua empresa e equipe?

 
 
  • Rodrigo Calazans

O escritório como catalisador de performance

Atualizado: 1 de Jul de 2019

A Dra. Peggie Rothe que trabalha para uma empresa britânica de mensuração de performance chamada Leesman, publicou um White paper produzido sobre performance e eficácia na utilização dos ambientes de trabalho.


A nomenclatura utilizada pela Leesman relaciona o grau de atendimento das expectativas de performance a fatores ambientais e classifica em três tipos: Locais de trabalho de catalizadores, “capacitadores” e obstrutores. O estudo publicado relaciona a liberdade de escolha e a diversidade de áreas (em tipos de montagem espacial com vistas aos mais diversos perfis de usuários) à experiência positiva do usuário no que tange o uso dos espaços. Esta experiência tem reflexos na eficácia do espaço e na performance dos colaboradores.


Apresentamos essa semana uma tradução deste estudo, traçando um paralelo à realidade observada em nossos clientes e projetos em que trabalhamos, somando a abordagem da Herman Miller sobre a preocupação com a eficiência no uso do espaço.


Boa leitura!


Nos domínios do patrimônio imobiliário corporativo, a "eficácia do local de trabalho" é um assunto delicado. A indústria costumava se fixar em encontrar a peça que faltava no "quebra-cabeça da produtividade", por assim dizer. Em muitos casos ainda é assim.


Dito isso, a conversa agora apresenta sinais de alteração na direção da "experiência no local de trabalho". Esse discurso reflete a compreensão crescente que no mundo do trabalho, "experiência" e "eficácia" estão interligadas.


O quão eficaz é qualquer coisa, depende do seu sucesso. Contudo para podermos quantificar o nível de sucesso, precisamos saber o que estamos medindo. As demandas dos profissionais de Corporate Real Estate costumam sofrer pressões para que se concentrem em áreas que apresentem resultados, como melhorar a experiência do funcionário, enquanto o desempenho da força de trabalho acaba ficando de fora. Mais frequentemente, o principal objetivo é reduzir os custos operacionais independentemente do impacto que isso terá.


Os aumentos nos preços dos imóveis, juntamente com os avanços da tecnologia, tornaram viável, e muitas vezes mais atraente, trabalhar a partir de praticamente qualquer lugar. Isso provocou nas organizações a redução de suas despesas gerais e, por sua vez, reduziu a área de seus espaços de trabalho. Há uma tendência a confundir a proposta de redução com a criação de eficácia - muitos diretores financeiros ainda acreditam que perder a propriedade é vital para melhorar os resultados. No papel isso pode fazer sentido, mas para aqueles na linha de frente não faz.


As organizações agora consideram amplamente o impacto do ambiente físico nas operações de negócios e, como tal, analisam o número de estações de trabalho, metragem quadrada, área locável, aluguéis e taxas para tentar entender se um espaço está sendo usado eficientemente. É importante rastrear e medir essas áreas, mas para avaliar completamente como um prédio ou um complexo de edifícios está sendo operado e utilizado, as organizações precisam entender a experiência do usuário.


Entender que os funcionários se conectam e respondem ao ambiente em que estão inseridos, não deve ser difícil para a maioria das equipes de liderança. Aceitar que locais de trabalho ruins podem ser prejudiciais para a produtividade dos funcionários, no entanto, pode ser difícil de entender para quem vê na redução de custos um caminho para maior eficácia. Algumas organizações começaram a desafiar essa perspectiva, e seus gestores de ativos imobiliários “tradicionais” estão redefinindo o termo "eficácia".


Claramente, a verdadeira eficácia estabelece um equilíbrio entre eficiências de custo e resultados mais significativos. Assim, aumentar a produção e reduzir o custo é um triunfo, mas é o primeiro que terá o maior impacto no sucesso da organização. Um foco no último em detrimento do desempenho do empregado não é senão uma falsa economia.


O relatório analisou 401.362 experiências de funcionários globais no local de trabalho. Retirado de mais de 3.100 locais de trabalho em 458 organizações em 90 países, é o maior estudo global do tipo já realizado. Os resultados revelam uma série de fatores sobre os quais o sentimento do funcionário depende dos elementos que os impulsiona. Em última análise, o relatório descobriu o que esta mudança de expectativa significa para as organizações que estão tentando obter o melhor de seus funcionários e seus imóveis e, assim, maximizar o desempenho organizacional.


Um conjunto interdependente de sentimentos dos funcionários foi construído para mapear como essas respostas emocionais se agrupam em grupos distintos: "vendo", "sentindo" e "fazendo". Análises posteriores revelaram um grupo central de cinco atividades críticas de trabalho e oito características do local de trabalho que impulsionam o sentimento expresso em cada um desses clusters. Esses 13 componentes de "supervisor de sentimento" são os principais fatores desencadeadores da excelente experiência do funcionário. Um excelente local de trabalho atende a todos os três clusters de sentimento e a falha em qualquer um deles mostrou limitar ou minar o sentimento geral do funcionário.


"Fazer" refere-se ao fato de o local de trabalho apoiar a realização do trabalho - e, se o local de trabalho oferecer um ambiente agradável para trabalhar, possibilitará o compartilhamento de conhecimentos com colegas e a capacitação dos funcionários.


"Ver" pergunta se o local de trabalho tem um impacto positivo na imagem corporativa e na sustentabilidade. O que as pessoas pensam e como elas veem a organização não apenas afeta sua atratividade para clientes em potencial, clientes e parceiros de colaboração, mas também é crucial para atrair e reter os melhores talentos.


"Sentir" resume-se a saber se o local de trabalho apoia o orgulho e a cultura da organização. A cultura é importante e a abordagem do empregador à estratégia do local de trabalho refletirá até que ponto a organização valoriza seus funcionários.


A identificação desses três grupos de sentimento distintos proporciona às equipes de liderança a oportunidade de concentrar sua atenção nos componentes essenciais da experiência do funcionário. Por sua vez, deve permitir que as equipes de design e gerenciamento do local de trabalho ressaltem para os clientes internos as áreas nas quais o investimento cuidadoso e considerado proporcionará retorno máximo. Por exemplo, no grupo "fazer", o "trabalho focado no indivíduo" obteve a maior pontuação, provando que apoiar o trabalho individual é a parte mais fundamental de um local de trabalho para apoiar os funcionários que trabalham e não pode ser negligenciado. "Aprender com os outros" marcou o segundo mais alto. O trabalho do oficial moderno é uma construção ampla, os locais de trabalho que fornecem uma experiência excepcional ao funcionário terão de suportar tanto o trabalho focado quanto o tempo colaborativo.


As conclusões do nosso relatório de pesquisa reafirmam que os melhores locais de trabalho no mundo consistentemente oferecem um tipo específico de experiência no local de trabalho - um espaço participativo onde as infraestruturas são criadas, imersivas e centradas no usuário. Isso tudo pode ser entendido como exercer pressão sobre as equipes imobiliárias e de instalações - mas, em vez de apenas gerenciar um espaço ou prédio, eles agora estão armados com os dados para se tornar os principais catalisadores, ajudando a sintonizar as necessidades específicas de uma organização. E em um momento em que as organizações estão sendo bombardeadas com as mais recentes estratégias de trabalho essenciais, esta pesquisa isola o sinal do funcionário do ruído da indústria para revelar uma lista não negociável de componentes da experiência do funcionário.


Os resultados fornecem uma série de informações importantes;


1. Existem vários fatores em jogo na experiência de trabalho do funcionário (EWX na sigla em inglês para Employee Workplace Experience), alguns dos quais podem estar além do seu controle; necessidades dos funcionários, requisitos e preferências, comportamento, processo e estrutura organizacional e dinâmica.


2. EWX é moldado através do suporte de três clusters de experiência distintos; Fazendo, vendo e sentindo. Uma excelente experiência no local de trabalho atua sobre os três e a falha em um deles quase certamente limitará ou prejudicará o sentimento geral do EWX.


3. Há uma série de atividades básicas de trabalho dos funcionários que são os principais impulsionadores em todas as três áreas do EWX. Apoiá-los deve ser visto como essencial para a entrega de locais de trabalho de alto desempenho.


4. O ecossistema do local de trabalho é complexo e a maioria dos componentes físicos e de serviços está intrinsecamente entrelaçada. No entanto, certos componentes são muito mais importantes do que outros e terão um impacto significativamente maior no EWX. Esses componentes devem estar posicionados no topo de todas as agendas.


A Herman Miller acredita que, quando você está tentando equilibrar o que é certo para seus funcionários com uma abordagem enxuta do setor imobiliário, criar um local de trabalho eficiente pode parecer uma tarefa impossível. Acreditamos que ambos são possíveis, especialmente quando você recupera uma metragem quadrada preciosa dedicada a estações de trabalho designadas e subutilizadas e escritórios particulares e recoloca esse espaço em pontos de trabalho compartilhados em todo o escritório. Essa ressignificação espacial dá às pessoas acesso a um local de trabalho inteiro cheio de configurações.


Fazer mais com menos


Um de nossos parceiros de pesquisa do Living Office, uma empresa global de serviços profissionais, queria reduzir a metragem quadrada sem comprometer o bem-estar das pessoas. Com mais reuniões e troca de dados acontecendo virtualmente, os consultores da empresa não estavam mais fazendo visitas semanais aos escritórios dos clientes. Mais pessoas estavam entrando no escritório, mas uma planta baixa compartimentada estava impedindo as pessoas de se conectarem.


Com a mudança para uma nova instalação, o especialista em Workplace da empresa foi confrontado com o desafio de encaixar mais pessoas em um escritório menor enquanto construía um senso de comunidade entre uma população de funcionários que até então estava dispersa. Como ela poderia garantir que um escritório menor não fizesse os colaboradores se sentissem “espremidos” e que ainda tivessem tudo de que precisassem para se manter conectados e serem produtivos?


As respostas vieram do processo de Discovery, uma ferramenta do Living Office da Herman Miller, que deu ao especialista em Workplace uma ferramenta eficiente para criar rapidamente consenso entre as partes interessadas sobre como o local de trabalho deve apoiar as atividades das pessoas.


A equipe de design mapeou essas atividades, atribuindo configurações que otimizariam a metragem quadrada, que estava limitada, e incentivariam as pessoas a se conectarem umas com as outras. Para criar espaço para essas novas configurações, a equipe de design diminuiu o número de assentos em estações de trabalho individuais atribuídas em 36% e aumentou o número de assentos em configurações de grupo e comunidade em 65%.


Ao reduzir o número de estações de trabalho dedicadas, a equipe de design poderia distribuir mais espaço para pontos de trabalho compartilhados - assentos abertos a qualquer pessoa - em uma combinação de configurações em todo o escritório. Agora é mais fácil para as pessoas de diferentes unidades de negócios se misturarem. Trabalhando lado a lado, as pessoas respondem a perguntas com mais rapidez, tomam decisões rapidamente e impulsionam o trabalho.


Em seu escritório, quais são os fatores considerados na análise de eficácia do espaço? É possível elencar ações que visam a experiência do colaborador, independente da busca por redução de despesas?


Entre em contato para saber como podemos ajudar.


Fontes:

https://www.corenetglobal.org/KCO/content.aspx?ItemNumber=39429

https://www.leesmanindex.com/wp-content/uploads/2018/09/Leesman-EwX-Book.pdf

https://www.hermanmiller.com/content/dam/hermanmiller/documents/knowledge_and_insights/how_to_catalyze_your_workplace_for_growth.pdf



Foto de ijeab em freepik.com

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