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Workplace Strategy Trends

Seu escritório como catalisador de cultura, performance e engajamento

Estamos em meio a um processo de mudança social jamais observado. São cada vez mais comuns os métodos de gerenciamento que reconhecem as necessidades holísticas das pessoas e buscam fomentar o melhor resultado e desenvolvimento dos indivíduos e de suas organizações.

Como atender aos talentos das novas gerações? Quais as ferramentas de suporte tecnológico, físico, cognitivo e emocional adequados às demandas particulares destes indivíduos? Se você espera resultados extraordinários, oferece ferramentas equivalentes ao potencial de sua empresa e equipe?

 
 
  • Rodrigo Calazans

Os espaços de reunião e o processo de inovação.

Atualizado: 20 de Mai de 2019

Se você está buscando uma inovação disruptiva, comece removendo as barreiras não intencionais entre pessoas e ideias. Veja como os novos locais de trabalho estão facilitando a solução de problemas e transformando ideias em soluções lucrativas.


Muitas das organizações com as quais trabalhamos direcionam seus esforços para desvendar os gargalos de informações, muitas vezes causados por salas de reunião mal equipadas, estações de trabalho com divisórias altas e layouts de projetos que inibem a circulação de pessoas (e ideias). Os locais de trabalho com configurações e espaços projetados para interações, tanto informais quanto as programadas/planejadas, facilitam o compartilhamento de ideias pelas pessoas.


As organizações têm fatores particulares que definem como e por que compartilham informações e estes fatores determinam os tipos de espaços que precisam. Especialistas da Herman Miller usam a abordagem de criação de escritórios Living Office para transformar locais de trabalho em incubadoras de inovação.


Você pode ou não ter ouvido o ditado, "um camelo é um cavalo projetado por um comitê". Mas quando você pensa sobre isso, o camelo é um animal maravilhoso, capaz de atravessar quilômetros de areia do deserto sem hidratação ou óculos escuros. Da mesma forma, equipes de profissionais comprometidos e trabalhando juntos, empurrando uns aos outros para pensar de forma mais ampla e mais ousada, podem executar coisas exponencialmente surpreendentes. E onde essas equipes dos sonhos se reúnem?


Seis dicas para tornar as reuniões mais relevantes


As reuniões são veículos para grandes avanços, energia compartilhada e colaboração poderosa. Nós achamos que as reuniões acabaram por ganhar má reputação, não porque as pessoas deveriam parar de se reunir para trabalhar as coisas, mas porque as pessoas não as fazem as reuniões se tornarem relevantes. Se cada convite de calendário for mais um lembrete de que uma reunião é um penar, considere algumas de nossas dicas para aproveitar ao máximo o trabalho em conjunto.


REÚNA-SE COM UM OBJETIVO CLARO


O objetivo de qualquer reunião, de uma conversa cara-a-cara a uma apresentação, é aproveitar o poder da percepção coletiva. Ainda mais do que o espaço físico certo, um bom encontro exige a mentalidade certa: participação ativa, comunicação clara, direção definida, escuta sincera e foco profundo. Os lanches ajudam também.


PENSE E PLANEJE ANTES DA REUNIÃO


Antes de marcar uma reunião, pergunte-se: esta reunião é realmente necessária? Todos as pessoas convidadas têm um papel definido a desempenhar? Você está agendando as 17:30 na sexta-feira? Tenha cuidado com a sobrecarga do seu time, evite o cancelamento e o temido "remarcação repetida". Enquanto a reunião está em andamento, atenha-se aos seus objetivos e não deixe pequenas conversas paralelas ou assuntos tangentes consumirem o tempo da reunião. Dito isso, se um tópico pegar fogo no final da reunião, não o sufoque por causa do tempo – ative as chamas no intuito de explorar a criatividade espontânea.


RESERVE COM CUIDADO


É a regra de ouro: reservar um espaço para reuniões com base nas ferramentas de que você precisa e no tempo que você precisar. Não há necessidade de enlouquecer com capacidade de videoconferência multiscreen para um simples check-in de status. E se você precisar se conectar em Dubai, Londres, Sydney, Moscou e Pequim, a) é muito impressionante e b) talvez seja necessário mais do que um quadro branco e viva-voz para resolver o problema. E, embora as falhas tecnológicas sejam um fato da vida moderna, verifique se suas apresentações, links, dial-ins e outros detalhes digitais estão preparados e checados antes de decolar.


ESTEJA LÁ, DE FATO.


Nós vemos você, Wanda WhatsApp. E você também, Inspetor do Instagram. E não nos faça começar, Senhor atualização de Status. Quando você está em uma reunião, dê a seus colegas de trabalho a atenção que eles merecem: TODA.


Sim, nossos cérebros viciados em aplicativos estão acostumados a ter grandes quantidades de microtarefas nos dias de hoje, mas lutam contra o desejo de ver quem gostou de sua foto de filhote de buldogue (resposta: todo mundo) ou enviar uma mensagem de texto para seu cônjuge que você gostaria de ir ao restaurante tailandês hoje à noite. Ao fazer um esforço consciente para estar presente, participativo e não distraído, você pode ser o membro mais valioso da equipe.


TRÁFEGO DIRETO


Quanto mais tempo você gasta indo de uma sala de reuniões até a outra, mais íntimo se torna do seu escritório. Estenda o conhecimento sobre o layout do seu escritório para conduzir visitas de clientes, novos funcionários e outros convidados. Se alguém parece perdido e confuso, em vez de zombar deles, pare e pergunte se eles precisam de alguma ajuda. Depois, ofereça-se para levá-los ao seu destino. Você terá feito uma conexão e, possivelmente, saiu com o pé direito com sua próxima grande ideia.


MANTENHA A SALA LIMPA


Nestes dias de muitas, muitas reuniões, cabe a todos nós tratar a sala de conferências, ou qualquer espaço compartilhado, como um acampamento: sempre caminhe para fora com o que você trouxe (ou consumiu). Isso significa levar tudo com você: de canetas e de apresentações a pen-drives e alimentos.

Mesmo que as pessoas na próxima reunião possam estar ansiosas para entrar em sua atualização de status semanal, lembre-se de apagar as pranchas, empurrar as cadeiras de volta e limpá-las.


Como podemos ajudar a compor espaços de reunião que façam a diferença no dia a dia do escritório? Entre em contato.


Fontes:

https://www.hermanmiller.com/research/categories/white-papers/give-ideas-room-to-grow/

https://www.hermanmiller.com/stories/why-magazine/pleased-to-meeting-you/?utm_source=Pardot&utm_medium=Email&utm_campaign=2018_04_LO29_Corp_Meeting&utm_content=banner



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