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Workplace Strategy Trends

Seu escritório como catalisador de cultura, performance e engajamento

Estamos em meio a um processo de mudança social jamais observado. São cada vez mais comuns os métodos de gerenciamento que reconhecem as necessidades holísticas das pessoas e buscam fomentar o melhor resultado e desenvolvimento dos indivíduos e de suas organizações.

Como atender aos talentos das novas gerações? Quais as ferramentas de suporte tecnológico, físico, cognitivo e emocional adequados às demandas particulares destes indivíduos? Se você espera resultados extraordinários, oferece ferramentas equivalentes ao potencial de sua empresa e equipe?

 
 
  • Rodrigo Calazans

Sistemas de gestão predial BMS e o atendimento aos usuários

O uso de tecnologia móvel, bem como recursos de armazenamento/processamento em nuvem, vem ampliando a aplicação de sensores para automatizar os controles em todas as esferas de gestão de espaço. Atualmente surgem demandas relacionadas ao controle de uso e medição de usos dos espaços, relacionando serviços de “amenities” como copa e café em salas de reunião, a sistemas de agendamento de uso para salas de reunião ou áreas colaborativas através de Smartphones e tecnologia wireless.


Além das questões funcionais e objetivas na utilização dos edifícios, como incrementar a experiência dos usuários, gerando dados que melhorem a gestão de forma orgânica e natural?


O texto a seguir apresenta o conceito de Sistemas de gestão predial BMS e relaciona o resultado de uma pesquisa em montagem de ambientes para otimização de performance.


Boa leitura!


Sistemas de gestão predial são sistemas instalados em edifícios para torná-los confortáveis, funcionais, eficientes e seguros. Eles podem ser controlados por mecanismos simples, como controles manuais, relógios ou detectores, como termostatos e detectores de movimento, ou podem ser controlados por sistemas computadorizados de gerenciamento de edifícios mais complexos (BMS).


Podem incluir:

Distribuição de energia.

Fornecimento de energia (gás, eletricidade e fontes renováveis, como solar, eólica, geotérmica e biomassa).

Escadas rolantes e elevadores.

Engenharia de fachadas (Persianas e Brises de sombreamento de edifícios).

Segurança contra incêndio, detecção e proteção.

Aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC).

Redes de tecnologia da informação e comunicação (TIC).

Iluminação (natural e artificial).

Proteção contra raios.

Refrigeração.

Sistemas de segurança e alarme.

Água e esgoto.

Cálculos e redução de emissões de carbono.

Incêndio, detecção de fumaça e alarmes.

Detectores de movimento, CFTV, segurança e controle de acesso.


Historicamente, o BMS tem sido associado a grandes edifícios comerciais, no entanto, à medida que os equipamentos se tornaram mais fáceis de controlar, monitorar e detectar, a tecnologia sem fio tornou-se mais acessível e edifícios de todos os tamanhos têm sistemas de controle cada vez mais complexos. Isso pode, por exemplo, permitir que os proprietários de casas se conectem à sua casa e liguem dispositivos como luzes e aquecimento antes de chegarem.


A Herman Miller conduziu um estudo sobre como o uso racional dos escritórios, baseado em propostas de ocupação intencionais e baseadas em dados, gerando um retorno positivo em redução de despesas, considerando o custo colaborador/área.


O estudo “Measure What Matters” ou Medindo o que importa, apresenta seis tendências de mudança na forma que os ambientes de trabalho estão sendo projetados.


À medida que as organizações buscam um melhor retorno sobre o investimento em real estate, prestam cada vez mais atenção às métricas de gerenciamento de ativos.


Como resultado, as empresas de design passaram a acompanhar as métricas do local de trabalho para ajudar seus clientes a tomar decisões sobre alocação de espaço. Também começaram a questionar se as práticas recomendadas até então, estão acompanhando o que realmente importa para os clientes.


Resultados:


De salas de reunião padrão a várias configurações de trabalho em grupo


Analisando as respostas a uma pergunta feita a mais de 100.000 funcionários para listar as atividades "importantes para seu trabalho", os pesquisadores encontraram nove tipos distintos de tarefas relacionadas a "colaboração / interação".


Quatro dessas atividades - reuniões planejadas, apresentações, videoconferência, e receber visitantes - compreendem maneiras de trabalhar em conjunto que podem ser razoavelmente atendidas por uma sala de conferência padrão, mas os outros cinco - colaborando em trabalho focado, colaborando em trabalho criativo, reuniões não planejadas, interação social informal e aprendendo com os outros - representam interações que os pesquisadores chamaram de “mais difíceis de definir” e que têm “necessidades espaciais mais específicas".


A análise mostrou que, para essas atividades, “áreas de trabalho informais / zonas de separação” e “uma variedade de diferentes tipos de espaço de trabalho” eram “características importantes de um local de trabalho eficaz”.


De salas de reunião superdimensionadas a espaços de colaboração específicos


Apesar do fato de que o espaço colaborativo está em alta demanda - e a frequência relatada de reclamações de que as salas de reunião raramente estão disponíveis quando necessário - a pesquisa sugere que as salas de reunião em edifícios com layouts tradicionais são surpreendentemente subutilizadas. Um estudo sobre a ocupação de salas de reunião em 24 organizações mostrou uma taxa de utilização média de apenas 38%.


Nossos estudos de utilização com uso de sensores sugerem uma tendência por trás desse padrão crescente. Em dados coletados ao longo de oito anos, encontramos uma média de dois a quatro assentos ocupados em salas de conferência projetadas para acomodar de 6 a 12 pessoas.


Para aproveitar melhor o espaço alocado ao trabalho em grupo e atender melhor às formas pelas quais as pessoas colaboram hoje, as organizações estão fornecendo mais salas menores, configurações nas quais os grupos podem se reunir de forma programada ou improvisada.


De assentos dedicados a postos de trabalho compartilhados


Os ambientes de trabalho de empresas de ponta estão evoluindo de "estações de trabalho" designadas individualmente para fornecer uma variedade de "postos de trabalho" compartilhados que as pessoas podem usar para realizar as diferentes atividades que compõem o trabalho atual.


Com nossos estudos de utilização com mais de 100 locais de trabalho mostrando que os espaços dedicados individuais ficam ociosos 60% do tempo, não é surpresa notar que os espaços de estações dedicadas são cada vez menores. Por um lado, esse fenômeno reflete a tendência contínua de downsizing e adensamento. Em muitos casos, a área utilizável ​​por pessoa permanece o mesmo, indicando que esse espaço está sendo realocado para espaço colaborativo e de conveniência, num esforço de alinhar melhor os estilos de trabalho com o espaço para aumentar a produtividade (e usar o escritório como uma ferramenta para atrair e reter funcionários).


Embora o compartilhamento do espaço tenha sido originalmente percebido e implementado como uma forma de reduzir o uso de área por pessoa e fazer melhor uso do espaço subutilizado em estações de trabalho dedicadas, o foco foi ampliado para encorajar colaboração e criar comunidade.


Em nossa experiência, o compartilhamento de postos de trabalho é bem-sucedido apenas como parte de uma estratégia de design mais abrangente, focada em tornar fácil para as pessoas personalizar sua própria experiência de trabalho no dia a dia e até de momento a momento. Em um local de trabalho que fornece opções para onde e como tarefas diferentes podem ser realizadas, as pessoas se sentem respeitadas pelo fato da organização valorizar seu julgamento e suas contribuições.


Da privacidade como luxo à privacidade sob demanda


Em termos dos diferentes tipos de espaços compartilhados que estamos vendo em novos projetos de escritório, uma tendência é particularmente interessante. Nos últimos anos, medimos o aumento na quantidade de espaço dedicado à “privacidade sob demanda”. Configurações pequenas e fechadas que oferecem proteção contra distrações visuais e de áudio facilitam para as pessoas nesses ambientes abertos e colaborativos encontrar um ambiente privado. São locais para fazer chamadas telefônicas ou realizar atividades de trabalho que exijam foco e concentração únicos.


Nossos estudos de utilização do espaço encontram salas individuais de uso exclusivo (salas de gerentes e diretores) desocupadas em 77% do dia de trabalho, em média. As organizações que visualizam o futuro estão recuperando esse espaço desperdiçado e redistribuindo-o pela planta na forma de configurações de acesso livre (conceito Haven do Living Office®) que fornecem zonas livres de distrações onde os indivíduos podem realizar as tarefas individuais e que os preparam para serem participantes efetivos nas atividades de trabalho em grupo.


Da Circulação Necessária para a Conexão Desejada


Como estudos recentes chamaram a atenção para os efeitos prejudiciais à saúde da natureza cada vez mais sedentária da vida adulta, as organizações progressistas buscam maneiras de desenvolver atividades físicas na vida profissional de seus funcionários. O design e o layout do ambiente de escritório desempenham um papel importante. O Centro de Design Ativo oferece uma lista de estratégias de projeto de construção para promover comportamentos ativos no trabalho que incluem posicionar aplicações específicas como área de café, pool de impressoras, bebedouros ou lixeiras, para incentivar breves períodos de caminhada.


Steve Jobs usou essa técnica há anos, mas com um objetivo diferente em mente. Quando ele projetou uma nova sede para a Pixar, ele propositalmente localizou os banheiros perto do átrio central “para que ocorressem encontros pessoais fortuitos”.


Alocar espaço para circulação é obviamente essencial para qualquer plano de escritório. As pessoas precisam de áreas projetadas para levá-las de um lugar a outro sem ter que pensar muito sobre o melhor caminho a tomar ou se preocupar em se perder. Mas no ambiente de trabalho de hoje, esses lugares intermediários devem ser tão propositalmente projetados quanto as configurações de trabalho que eles conectam.


De salas de descanso distantes para praças centrais


Estamos acompanhando grandes mudanças, não apenas no número de metros quadrados alocados em cafeterias e áreas de alimentação focadas no funcionário, mas também na qualidade e localização desses espaços na paisagem do escritório. Em contraste com as áreas de recreio de retaguarda do passado, esses locais de reunião bem equipados geralmente estão situados no centro da placa do piso ou em áreas de tráfego intenso perto de elevadores ou entradas principais.


Embora esses espaços comunitários contribuam claramente para o tipo de encontros espontâneos promovidos por vias de tráfego bem planejadas e outros espaços intermediários, a pesquisa sugere que sua função e significado são mais profundos. Uma pesquisa das “Melhores Empresas para Trabalhar” descobriu que essas organizações “consideraram intencionalmente os benefícios resultantes da criação de um ponto focal da comunidade dentro de suas instalações, onde os funcionários podem se reunir para relaxar, comer, compartilhar informações e celebrar eventos especiais”.


Como sua empresa mede o uso do espaço e utiliza esses dados para melhorar a eficiência na alocação dos recursos?


Entre em contato para saber como podemos ajudar.


Fontes:

https://www.designingbuildings.co.uk/wiki/Building_management_systems_BMS

https://www.hermanmiller.com/research/categories/white-papers/measure-what-matters/



Foto by Rawpixel.com

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